ניהול הדרישות הפיננסיות של המענק שלך
אם אתה מקבל מענק CEPF, הצעד החשוב ביותר בהיערכות לניהול הדרישות הכספיות הקשורות לפרויקט שלך הוא בדיקת הסכם המענק שלך. (אם אתה מועמד, אתה יכול לעיין ב גרסת התבנית של ההסכם.)
בנספח 1 להסכם שלך, תמצא את פעילויות הפרויקט והתקציב שאושרו על ידי CEPF. ניתן להשתמש בכספים שלנו רק עבור הפעילויות המאושרות והיקף הפרויקט.
להלן תמצא מידע ומשאבים נוספים שיעזרו לך לנווט בדרישות של CEPF. הכנה עכשיו לאיך תארגן את התיעוד התומך שלך תעזור לך בטווח הארוך!
- קישורים ל סדרת סרטוני אוריינטציה למענק
- תבניות לדוחות ייתכן שתצטרך להגיש
- הנחיות בנושא הליכי רכש
- מה שאתה צריך לדעת חוזי משנה ומענקי משנה
- שאלות נפוצות
אנחנו יודעים שזה עשוי להרגיש כמו הרבה, אבל אל תיבהלו. אנחנו כאן לעזור! מנהל המענקים שלך תמיד זמין לענות על שאלותיך.
קורס הדרכה מקוון
למקבלי מענקים גדולים בלבד. אם אתה מקבל מענק קטן, שאל את צוות היישום האזורי שלך לגבי דרישות.
CEPF פיתחה סדרות וידאו כדי לעזור למקבלי המענקים להבין את הדרישות הכספיות של המענק שלהם. כל מי מהארגון שלך שעוסק בניהול הפיננסי של המענק ו/או ביישום פעילויות הפרויקט הממומנות על ידי CEPF צריך לצפות בסרטונים הנגישים ביוטיוב דרך הקישורים למטה.
סדרת סרטוני אוריינטציה של מקבלי מענק
לאחר שתצפו בסרטונים, תצטרכו לקחת חידון כדי לבדוק את הידע שלכם על הכללים והתקנות של CEPF. CEPF לא תחלק תשלומים נוספים לארגון שלך עד שלפחות אדם אחד מצוות הפרויקט שלך סיים את ההכשרה הזו ויעבור את החידון בסוף.
אם יש לך שאלות ספציפיות בנושא, אנו ממליצים לך לעיין שוב בסרטונים האלה לאורך תקופת המענק שלך. אם אינך מוצא את התשובה לשאלתך, אנא צור קשר עם מנהל המענקים שלך.
חידון התמצאות למענקים
לחץ כאן כדי לגשת לחידון המקוון.
תבניות דיווח
להלן תבניות לדוחות נפוצים ולמעקב אחר הוצאות טיפוסיות. אם לארגון שלך כבר יש נהלים ודרישות תיעוד קבועות, אתה רשאי להמשיך להשתמש בהם, בתנאי שהם כוללים את המידע הנדרש.
דוח עסקאות מפורט
דוח עסקאות מפורט - הידוע גם כדוח עסקאות פנקס חשבונות כללי - הוא גיליון אלקטרוני של Excel שעוקב אחר ההוצאות שנגרמו לפרויקט CEPF שלך עבור תקופת הדיווח הספציפית. זה תומך בדוחות הכספיים שמגישים מקבלי מענקים גדולים דרך ConservationGrants על ידי רישום הפרטים של כל הוצאה שנגרמה במהלך תקופת הדיווח.
דוח העסקאות המפורט מגיע במקביל לדוח הכספי. לוח זמנים טיפוסי הוא רבעוני עם דוחות 30 יום לאחר תום הרבעון ב-30 באפריל, 31 ביולי, 31 באוקטובר ו-31 בינואר. חלק מהמענקים יפעלו לפי לוח זמנים שונה כמפורט בהסכם המענק שלהם.
אם לארגון שלך יש מערכת הנהלת חשבונות אוטומטית, אתה תפיק את הדוח דרך אותה מערכת. מעקב אחר המידע באופן ידני הוא גם בסדר.
בין אם אתה משתמש במערכת הנהלת חשבונות אוטומטית או ידנית, יש להגיש את הדוח בגיליון אלקטרוני של אקסל. כל עסקה צריכה לכלול את הדברים הבאים:
- תאריך חשבונית
- תאריך תשלום
- קטגוריות הוצאות עיקריות של CEPF (נמצאות בדוח הכספי המקוון שלך)
- מקבל התשלום
- תיאור ההוצאה
- שער חליפין בשימוש (אם אינך מנהל את הפרויקט שלך בדולר ארה"ב)
אם מועיל, תוכל לבחור להשתמש באחת מתבניות ה-CEPF שלהלן.
טופס סילוק נכסים
גִלְיוֹן עֲבוֹדָה
בהתאם להסכם המענק של CEPF שלך, אתה נדרש לעקוב אחר הזמן בפועל שהצוות בארגון שלך מבלה בעבודה על מענק ה-CEPF. הערכות זמן, או חיובים של זמן צוות על בסיס תקציב, לא יאושרו. אם יש אנשי צוות שעובדים על פרויקט CEPF במשרה חלקית, לוחות הזמנים שלהם צריכים לכלול גם את כל התורמים של הפרויקטים האחרים שהם עובדים עבורם.
להלן ארבע תבניות, שבהן אתה מוזמן להשתמש או לשנות. אתה יכול גם להשתמש בטופס משלך, בתנאי שהוא מכיל את אותו מידע.
- אנגלית, דוגמה 1 (אקסל - 415 KB)
- אנגלית, דוגמה 2 (אקסל - 48 KB)
- אנגלית, דוגמה 3 (אקסל - 247 KB)
- אנגלית, דוגמה 4 (אקסל - 50 KB)
- צרפתית, דוגמה 1 (אקסל - 22 KB)
- ספרדית, דוגמה 1 (אקסל - 16 KB)
יומן רכב
יומני רכב משמשים למעקב אחר שימוש בדלק ותחזוקה של רכב המשמש למענק CEPF. יומני רכב צריכים לכלול:
- תאריך טיול
- מיקומי התחלה וסיום
- התחלה וסיום קריאת מד מרחק
- מרחק נסיעה
- סיבת הנסיעה
- חתימת המטייל
- שם הנהג
להלן שלוש תבניות, שבהן אתה מוזמן להשתמש או לשנות. אתה יכול גם להשתמש בטופס משלך, בתנאי שהוא מכיל את אותו מידע.
- אנגלית, דוגמה 1 (אקסל - 57 KB)
- אנגלית, דוגמה 2 (אקסל - 18 KB)
- אנגלית, דוגמה 3 (אקסל - 18 KB)
חוזי משנה ומענקי משנה (תנאי זרימה למטה)
אם יש לך חוזי משנה (כלומר, ייעוץ) ו/או מענקי משנה בתקציב שלך, תצטרך להתקשר בהסכם משפטי מחייב עם אותו אדם או ארגון. קבלני משנה ומקבלי משנה נדרשים לעמוד באותם תנאים והגבלות המוגדרים בהסכם המענק של CEPF.
אנו מבקשים שהסכמים אלה יכללו את תנאי ה-CEPF, הצהרת יושרה וקוד התנהגות. ניתן למצוא סעיפים אלה בהסכם המענק שלכם. הם כוללים את המשפט "המקבל מתחייב בזאת במפורש לכלול סעיף זה בכל חוזי המשנה ומענקי המשנה המונפקים במסגרת הסכם זה". אנא פנו למנהל המענקים שלכם לקבלת עותק של הסעיפים הדרושים.
לפני הנפקת מענקי משנה או חוזי משנה כלשהם באמצעות כספים מ-CEPF, על מקבלי המענקים לסנן את מענקי המשנה ונותני השירותים שלהם ולשמור את תוצאות המיון כחלק מהתיעוד התומך של המענק. לכל הפחות, על מקבלי מענקי CEPF לאמת את הזהות המשפטית של מקבלי משנה וספקי שירותים ולסנן את השמות המאומתים הללו, לרבות שמות חברי הגופים המנהלים בהתאמה וכל צוות הפרויקט, מול כל הרשימות הבאות:
- משרד האוצר האמריקאי - רשימת אזרחים ואנשים חסומים (SDN).
- רשימה מאוחדת של מועצת הביטחון של האו"ם
- רשימת הסנקציות של האיחוד האירופי
- משרד הכלכלה של צרפת
למקבלי קרנות ממשלת קנדה בלבד:
תרשים זרימת רכש
לפני רכישת מוצרים או שירותים כלשהם בכספי CEPF, בדוק היטב את הסכם המענק שלך. שימו לב היטב לסעיף 7 ("שימוש בכספים ומשאבים"), לסעיף 11 ("רכש סחורות ושירותים") ולנספח 2 (מדיניות הרכש).
לאחר שתכיר את מדיניות הרכש של הסכם המענק שלך, בדוק את תקציב ההצעה שלך וזיהה עם הצוות שלך את כל הוצאות השירותים או הציוד השווים או יותר מ-$5,000. אלה ידרשו אישור, אז תכנן מספיק זמן כדי לבצע את הליכי הרכש המתאימים.
להדרכה שלב אחר שלב בנושא רכש, אנו ממליצים להשתמש בהנחיות הרכש עבור סחורות או שירותים, הכוללות תבניות, להלן, שתוכל להתאים ולהשתמש בהן.
סחורות
הנחיית רכש
- אנגלית (אקסל - 23 KB)
- צרפתית (אקסל - 31 KB)
- אינדונזי (אקסל - 23 KB)
- פורטוגזי (אקסל - 31 KB)
- רוסי (אקסל - 29 KB)
- ספרדי (אקסל - 23 KB)
הצהרת יושרה של AFD
- אנגלית (Word - 31 KB)
- צרפתית (PDF - 146 KB)
- פורטוגזי (Word - 33 KB)
- רוסי (Word - 29 KB)
- ספרדי (Word - 28 KB)
מטריצת השוואת הצעות מחיר
- אנגלית (אקסל - 20 KB)
- צרפתית (אקסל - 20 KB)
- אינדונזי (אקסל - 20 KB)
- פורטוגזי (אקסל - 20 KB)
- רוסי (Excel 12 KB)
- ספרדי (אקסל - 12 KB)
הזמנת רכש
- אנגלית (Word - 474 KB)
- צרפתית (Word - 27 KB)
- אינדונזי (Word - 18 KB)
- פורטוגזי (Word - 26 KB)
- רוסי (Word - 18 KB)
- ספרדי (Word - 17 KB)
בקשה לציטוט
- אנגלית (Word - 48 KB)
- צרפתית (Word - 36 KB)
- אינדונזי (Word - 35 KB)
- פורטוגזי (Word - 35 KB)
- רוסי (אקסל - 27 KB)
- ספרדי (אקסל - 25 KB)
הצדקת מקור יחיד
- אנגלית (Word - 101 KB)
- צרפתית (Word - 76.2 KB)
- אינדונזי (Word - 35 KB)
- פורטוגזי (Word - 75.9 KB)
- רוסי (אקסל - 27 KB)
- ספרדי (Word - 99.2 KB)
שירותים
הנחיית רכש
- אנגלית (אקסל - 23 KB)
- צרפתית (אקסל - 35 KB)
- אינדונזי (אקסל - 26 KB)
- פורטוגזי (אקסל - 32 KB)
- רוסי (אקסל - 34 KB)
- ספרדי (אקסל - 24 KB)
הצהרת יושרה של AFD
- אנגלית (Word - 31 KB)
- צרפתית (PDF - 146 KB)
- פורטוגזי (Word - 33 KB)
- רוסי (Word - 29 KB)
- ספרדי (Word - 28 KB)
מטריצת השוואת הצעות מחיר
- אנגלית (אקסל - 21 KB)
- צרפתית (אקסל - 20 KB)
- אינדונזי (אקסל - 20 KB)
- פורטוגזי (אקסל - 20 KB)
- רוסי (אקסל - 12 KB)
- ספרדי (אקסל - 12 KB)
בקשה לקבלת הצעות
- אנגלית (Word - 90 KB)
- צרפתית (Word - 64 KB)
- אינדונזי (Word - 66 KB)
- פורטוגזי (Word - 63 KB)
- רוסי (Word - 54 KB)
- ספרדי (Word - 52 KB)
הסכם שירות
- אנגלית (Word - 80 KB)
הצדקת מקור יחיד
- אנגלית (Word - 48 KB)
- צרפתית (Word - 35 KB)
- אינדונזי (Word - 35 KB)
- פורטוגזי (Word - 35 KB)
- רוסי (אקסל - 27 KB)
- ספרדי (אקסל - 25 KB)
אם תהליך הרכש לא נעשה כהלכה, ייתכן ש-CEPF לא תאשר את ההוצאות שלך. לכן, אנא פנה למנהל המענקים שלך כדי לעזור לך להדריך אותך. אתה יכול גם לעיין בתרשימים שלהלן.
- תהליך רכש לציוד, אנגלית (PDF - 73 KB)
- תהליך רכש לשירותים, אנגלית (PDF - 118 KB)
אם אתה מקבל מענק קטן, שים לב שדרישות נוספות עשויות לחול על הנקודה החמה שלך. אנא צור קשר עם צוות היישום האזורי שלך לקבלת הדרכה נוספת.
תבנית הצדקה מקור יחיד
רכישות של סחורות ושירותים ששווים או עולים על 5,000 דולר ארה"ב חייבות לעבור תהליך הגשת הצעות (הסבר לעיל). עם זאת, במקרים חריגים מסוימים, רכישות אלו יכולות להיות במקור יחיד. במקרה הנדיר שבו תהליך תחרותי אינו אפשרי, ההוצאה שלך חייבת להיות מאושרת בכתב על ידי CEPF לפני הרכישה. תצטרך להגיש הצדקה ל-CEPF עבור בחירת המקור הבלעדי באמצעות התבנית שלהלן.
אנא זכרו שאי קבלת אישור בכתב לפני רכישת מוצר או שירות על בסיס בחירת מקור יחיד יגרור הצהרת פסילה
- אנגלית (Word - 48 KB)
- צרפתית (Word - 35 KB)
- אינדונזי (Word - 35 KB)
- פורטוגזי (Word - 35 KB)
- רוסי (אקסל - 27 KB)
- ספרדי (אקסל - 25 KB)
אם אתה מקבל מענק קטן, שים לב שדרישות נוספות עשויות לחול על הנקודה החמה שלך. אנא צור קשר עם צוות היישום האזורי שלך לקבלת הדרכה נוספת.
תבנית ביקורת פרויקט
- אנגלית (Word - 35 KB)
שאלות נפוצות
אם אתה מקבל מענק קטן, אנא שקול את המידע שלהלן כהנחיה כללית, אך בקש אישור מצוות היישום האזורי שלך מכיוון שחלק מהתהליכים שונים מנקודה חמה לנקודה חמה.
רכש
האם אנחנו צריכים ללכת עם ההצעות הזולות ביותר מבין שלוש ההצעות, או שנוכל לספק הצדקה על סמך גורמים אחרים?
CEPF מצפה ממך לבחור את ההצעה הטובה ביותר מבחינת איכות ומחיר; זה לא בהכרח צריך להיות הזול ביותר. אנו סומכים על שיקול הדעת שלך. נא לשמור את נימוק החלטתך בתיק.
האם מספיק לבקש שלוש הצעות מחיר או שצריך לקבל שלוש הצעות מחיר?
עליך לקבל לפחות שלוש הצעות מחיר. אנו ממליצים לבקש לפחות חמישה כדי להבטיח שתקבל את המינימום הנדרש של שלוש הצעות מחיר רלוונטיות.
ברצוני לחתום על יותר מהסכם ייעוץ אחד במסגרת אותה מענק CEPF עם אותו יועץ. האם זה מותר?
כן, עם זאת, אסור שהמשימה, היקף העבודה ותקופת הביצוע יהיו חופפים.
כהמשך לשאלה לעיל, אם אני חותם על יותר מחוזה אחד עם אותו יועץ במסגרת מענק אחד של CEPF וכל חוזה הוא פחות מ-5,000 דולר ארה"ב-אך הסכום הכולל הכולל ליועץ שווה או גדול מ-5,000 דולר ארה"ב-מה אני צריך לעשות
במצב זה, תצטרכו לקבל לפחות שלוש הצעות מחיר עבור השירותים הנדרשים בטרם תתקשרו עם היועץ הנבחר בהסכם משפטי מחייב.
דווח
האם אקבל תשובה מ-CEPF שהדוח שלי הוגש (בנוסף לתגובה האוטומטית של ConservationGrants)?
תקבל רק אישור אוטומטי. מנהל המענקים ו/או מנהל המענקים שלך יעקוב איתך אם יש צורך במידע נוסף או תיקונים.
האם אוכל לחזור לדוחות שהוגשו ולתקן אותם אם חלפה תקופת הדיווח?
לא. אנא תקן תמיד דוח עבר על ידי הכללת התיקון או ההבהרה בדוח הנוכחי. לאחר שדוח אושר, הוא ננעל לעריכה.
האם יש פורמט מיוחד לדיווח (פיננסי וביצועי)?
כן, דיווח על מענקים גדולים נעשה באמצעות ConservationGrants. ברגע שהמענק שלך פעיל, תוכל לגשת ללוח הזמנים של הדיווח שלך דרך אותו פרטי התחברות שבהם השתמשת כדי לפתח את הצעת הפרויקט שלך.
דוח כספי
איך אני מבקש תשלום?
עבור התשלום הראשוני שלך, CEPF תשחרר את הסכום שהוגדר בהסכם המענק שלך בהתבסס על תזרים המזומנים הראשוני המאושר שלך בסעיף שנקרא "תשלום" עם קבלת הסכם המענק החתום שלך. התשלומים הבאים יבוצעו בהתאם לסעיף "תשלום" בהסכם המענק באמצעות תיבת ההוצאות החזויות בדוח הכספי שלך.
איך מחושב התשלום שלי?
בכל אחד מהדוחות הכספיים שלך, יש תיבת "הוצאות חזויות" כדי להזין את הסכום שאתה מעריך שתוציא בחודשים הבאים. על מקבלי המענקים לדווח מדי רבעון להעריך את ההוצאות לחמשת החודשים הבאים; אלה עם דוחות חודשיים צריכים להעריך לשלושה חודשים. עם המידע הזה, המערכת תחשב את התשלום שלך על סמך מה שמסרת לנו שאתה צריך וכן הסכום שעדיין יש לך בחשבון הבנק שלך. CEPF שומרת לעצמה את הזכות להפחית סכום זה לפני שחרור התשלום.
האם CEPF צריך לראות את המקור של כל הקבלות?
שמור תמיד את המסמכים המקוריים בתיק, אך אינך צריך לשלוח אותם ל-CEPF יחד עם הדוחות שלך, אלא אם כן הדבר נדרש על פי הסכם המענק שלך או מנהל המענקים שלך. אם מתבקשים או נדרשים קבלות, עותקים בסדר. יש להעמיד מסמכים מקוריים לרשות CEPF במהלך ביקורים או ביקורת באתר.
כיצד עליי לנהל את שערי החליפין על ההוצאות של מענק ה-CEPF שלי?
אנו מציעים לך להשתמש באותו שער חליפין שבו קיבלת את התשלום האחרון שלך. אתה יכול גם לעקוב אחר מדיניות הארגון שלך בנוגע לטיפול בשערי חליפין, בתנאי שהשיטה שבה אתה משתמש תישאר עקבית לאורך כל תקופת ההענקה שלך ושתחליף כספים בשער הטוב ביותר הזמין המאושר על פי החוקים והתקנות החלים.
האם אוכל להעביר כספים בין קווי תקציב (למשל, ריהוט לציוד) ובמסגרת קווי תקציב (למשל, טיסה ללינה)?
אתה יכול להעביר כספים מפריט בעלות ישירה עד 15 אחוז מהסכום הכולל של המענק שלך. מעבר לכך, כולל עדכון לפריט עלות תמיכת ההנהלה, עליך לבקש אישור ממנהל המענק שלך, ו-CEPF יצטרך לעבד תיקון.
מה קורה לכספים שנותרו בתקציב שלי משנה לשנה?
כספים שלא הוצאו מהשנה הקודמת מועברים אוטומטית לשנה הנוכחית. אם לא הצלחתם לבצע פעילות במהלך תקופה אחת, לא תפסידו את הכספים הללו ותוכלו להוציא את הכסף במהלך התקופה הבאה. הקפד לדווח למנהל המענק שלך על כל עיכוב בתוכנית הפרויקט שלך.
אם חויבו בעמלות בנק, היכן עלי לרשום אותן?
רשום עמלות בנק בשורת התקציב "עמלות בנק וביטוח".
כאשר אני מוציא פחות מהמתוכנן עבור פעילויות מסוימות, האם מותר לי להוציא את הכספים הללו על פעילויות אחרות, או לתכנן פעילויות חדשות שמתאימות למטרות הפרויקט שלי?
אתה יכול להעביר כספים מפריטי שורה בעלות ישירה עד 15 אחוז מהסכום הכולל של המענק שלך. אם הכספים שהועברו מייצגים יותר מ-15 אחוז, עליך לבקש אישור ממנהל המענק שלך.
אם יאושר, יטופל תיקון. אנא הודע למנהל המענק שלך אם ברצונך להשתמש בכספים עבור פעילויות חדשות כדי להבטיח שזה לא מצריך תיקון למסגרת יומן הפרויקט.
האם ניתן להשתמש בכספי מענק להוצאה חריגה הקשורה לפרויקט אך לא תוכננה במסגרת ההצעה ותכנית העבודה?
יש להשתמש בכל כספי המענק לפעילויות ולתקציב שאושרו בהסכם המענק שלכם. אם תרצו להשתמש בכספי CEPF לפעילויות שלא תוכננו במקור, תזדקק לאישור CEPF לפני תחילת הפעילויות החדשות הללו. CEPF תייעץ אם נדרש תיקון להסכם המענק שלך.
ביקורת
האם הביקורת שלי מתוזמנת בתאריך מתאים?
אם אתה נדרש להגיש ביקורת מוסדית במסגרת המענק שלך, היא תגיע ל-CEPF בתוך 120 ימים לאחר תום שנת הכספים של הארגון שלך. אם תאריך יעד זה מעורר קשיים עבורך, אנא צור קשר עם מנהל המענקים שלך כדי לדון.
מי בוחר את המבקר?
אם נדרשת ביקורת פרויקט, מקבל המענק יבחר במשרד ביקורת בלתי תלוי, אשר לאחר מכן CEPF יאשר. מדי שנה יעריך המבקר הוצאות שהוצאו ופעילויות שבוצעו במסגרת המענק.
האם ל-CEPF יש פורמט מועדף לביקורת?
עבור הביקורת המוסדית, CEPF מעדיפה לקבל את המסמך בפורמט PDF. לביקורת הפרויקט, אנא עיין ופעל לפי "היקף העבודה" המצורף להסכם המענק שלך.
האם הביקורת צריכה להיות מאושרת?
כן, הביקורת צריכה להיות מאושרת, מה שאומר שהיא צריכה להיעשות על ידי משרד רואי חשבון מוסמך ובלתי תלוי לחלוטין.
האם הביקורת צריכה להתבצע רק על אחריות הפרויקט או על הארגון כולו?
זה תלוי בהסכם המענק שלך, שעליו לציין "ביקורת פרויקט" או "ביקורת ארגון". ביקורת פרויקט תבדוק רק עסקאות הקשורות למענק CEPF, בעוד שביקורת הארגון תבדוק עסקאות על כל פעילות הארגון.
האם יש לבדוק גם את המימון המשותף, מתוך ידיעה שהכספים האלה לא בהכרח עוברים דרך חשבון הפרויקט שלנו?
עבור ביקורת מוסדית, הם נתונים אוטומטית לבדיקה. ביקורת פרויקטים לא צריכה לכלול מימון משותף.
אנשי קשר
אם יש לך שאלות לגבי כל אחד מהדברים לעיל, אנא צור קשר עם מנהל המענקים שלך.
קרוליין בורק עבור:
- אגן הים התיכון
- הרים של מרכז אסיה
- יערות גינאה של מערב אפריקה
- יערות החוף של מזרח אפריקה
אנני קאופמן עבור:
- איי מדגסקר והאוקיינוס ההודי
כריסטיאן לופז עבור:
- האנדים הטרופיים
פריסילה אוליביירה עבור:
- האיים הקריביים
- וואלאסיה
- סראדו
פלורנסיה רנדו עבור:
- הודו-בורמה
- האנדים הטרופיים
דף זה נוצר כדי לעזור למקבלי מענקי CEPF לנווט בין הדרישות הפיננסיות של המענק שלהם. אם יש לך משוב לגבי השימושיות והבהירות של המידע לעיל, אנא שלח אותו אל cepf@cepf.net. תודה לך!