ניהול הדרישות הפיננסיות של המענק שלך
דף זה פותח עבור מקבלי מענקים גדולים בתוך מוקד CEPF. אם אתם R2C2, SGP או מקבלי מענק קטן, שימו לב שייתכנו דרישות שונות או נוספות עבור סוג המענק שלכם. אנא צרו קשר עם מנהל המענקים או עם צוות היישום האזורי שלכם לקבלת הנחיות נוספות.
אם אתה מקבל מענק CEPF, הצעד החשוב ביותר בהיערכות לניהול הדרישות הכספיות הקשורות לפרויקט שלך הוא בדיקת הסכם המענק שלך. (אם אתה מועמד, אתה יכול לעיין ב גרסת התבנית של ההסכםשימו לב שייתכן שיתווספו סעיפים נוספים להסכם שלכם, בהתאם לתורם המממן את הפרויקט שלכם.)
בנספח 1 להסכם שלכם, תמצאו את פעילויות הפרויקט והתקציב שאושרו על ידי CEPF. ניתן להשתמש בכספי CEPF רק עבור הפעילויות והיקף הפרויקט שאושרו.
להלן תמצא מידע ומשאבים נוספים שיעזרו לך לנווט בדרישות של CEPF. הכנה עכשיו לאיך תארגן את התיעוד התומך שלך תעזור לך בטווח הארוך!
- תבניות לדוחות ייתכן שתצטרך להגיש
- הנחיות בנושא הליכי רכש
- מה שאתה צריך לדעת חוזי משנה ומענקי משנה
- שאלות נפוצות
אנחנו יודעים שזה אולי מרגיש הרבה, אבל אל תיבהלו. אנחנו כאן כדי לעזור! מנהל המענקים שלכם תמיד זמין לענות על שאלותיכם.
קורס הדרכה מקוון
CEPF פיתחה סרטונים שיעזרו למקבלי מענקים להבין את הדרישות הכספיות של המענק שלהם. כל מי מהארגון שלכם המעורב בניהול הפיננסי של המענק ו/או ביישום פעילויות הפרויקט במימון CEPF צריך לצפות בסרטונים הזמינים ביוטיוב דרך הקישורים למטה.
סדרת סרטוני אוריינטציה של מקבלי מענק
אם יש לך שאלות ספציפיות בנושא, אנו ממליצים לך לעיין שוב בסרטונים האלה לאורך תקופת המענק שלך. אם אינך מוצא את התשובה לשאלתך, אנא צור קשר עם מנהל המענקים שלך.
תבניות דוחות כספיים
תבניות לדוחות משותפים ומעקב אחר הוצאות נמצאות למטה. אם לארגון שלך כבר קיימים נהלים ודרישות תיעוד, באפשרותך להמשיך להשתמש בהם, בתנאי שהם כוללים את המידע הנדרש.
דוח עסקאות מפורט
דוח עסקאות מפורט - המכונה גם דוח עסקאות בספר ראשי - הוא גיליון אלקטרוני של אקסל העוקב אחר ההוצאות שנגרמו לפרויקט CEPF שלכם עבור תקופת הדיווח הספציפית. הוא תומך בדוחות הכספיים שתגישו דרך ConservationGrants על ידי רישום פרטי כל הוצאה שנגרמה במהלך תקופת הדיווח.
אם נדרש עבור המענק שלך, יש להגיש את דוח העסקה המפורט במקביל לדוח הכספי. ניתן למצוא את לוח הזמנים לדיווח עבור המענק שלך תחת סעיף "דיווח" בהסכם המענק שלך.
אם לארגון שלך יש מערכת הנהלת חשבונות אוטומטית, אתה תפיק את הדוח דרך אותה מערכת. מעקב אחר המידע באופן ידני הוא גם בסדר.
בין אם אתה משתמש במערכת הנהלת חשבונות אוטומטית או ידנית, יש להגיש את הדוח בגיליון אלקטרוני של אקסל. כל עסקה צריכה לכלול את הדברים הבאים:
- תאריך חשבונית
- תאריך תשלום (אשר צריך להיות בתוך תקופת הדיווח הנבדקת)
- קטגוריות הוצאות עיקריות של CEPF (נמצאות בדוח הכספי המקוון שלך)
- מקבל התשלום
- תיאור ההוצאה
- שער חליפין בשימוש (אם אינך מנהל את הפרויקט שלך בדולר ארה"ב)
- סכום בדולר
CEPF מחשיב את תאריך התשלום כתאריך בו הכסף עזב את חשבונך. ייתכן שתאריך התשלום עבור הוצאה מסוימת יהיה ברבעון הבא עבור הוצאה ברבעון הנוכחי. אנא עקבו תמיד אחר תאריך התשלום בעת הגשת דוחות כדי להבין באיזה רבעון לדווח.
אם מועיל, תוכל לבחור להשתמש באחת מתבניות ה-CEPF שלהלן.
טופס סילוק נכסים
גִלְיוֹן עֲבוֹדָה
בהתאם להסכם המענק של CEPF שלך, אתה נדרש לעקוב אחר הזמן בפועל שהצוות בארגון שלך מבלה בעבודה על מענק ה-CEPF. הערכות זמן, או חיובים של זמן צוות על בסיס תקציב, לא יאושרו. אם יש אנשי צוות שעובדים על פרויקט CEPF במשרה חלקית, לוחות הזמנים שלהם צריכים לכלול גם את כל התורמים של הפרויקטים האחרים שהם עובדים עבורם.
להלן תבניות, בהן אתם מוזמנים להשתמש או לשנות. אתם יכולים גם להשתמש בטופס משלכם, בתנאי שהוא מכיל את אותו המידע.
- אנגלית, דוגמה 1 (אקסל - 415 KB)
- אנגלית, דוגמה 2 (אקסל - 48 KB)
- אנגלית, דוגמה 3 (אקסל - 247 KB)
- אנגלית, דוגמה 4 (אקסל - 50 KB)
- צרפתית, דוגמה 1 (אקסל - 22 KB)
- ספרדית, דוגמה 1 (אקסל - 16 KB)
יומן רכב
יומני רכב משמשים למעקב אחר שימוש בדלק ותחזוקה של רכב המשמש למענק CEPF. יומני רכב צריכים לכלול:
- תאריך טיול
- מיקומי התחלה וסיום
- התחלה וסיום קריאת מד מרחק
- מרחק נסיעה
- סיבת הנסיעה
- חתימת המטייל
- שם הנהג
להלן שלוש תבניות, שבהן אתה מוזמן להשתמש או לשנות. אתה יכול גם להשתמש בטופס משלך, בתנאי שהוא מכיל את אותו מידע.
- אנגלית, דוגמה 1 (אקסל - 18 KB)
- אנגלית, דוגמה 2 (אקסל - 18 KB)
אם יש לכם שאלות לגבי תבניות קיימות שהארגון שלכם עשוי לרצות להשתמש בהן או להתאים אותן לפרויקט CEPF, אנא שתפו אותן עם מנהל המענקים שלכם לפני השימוש.
חוזי משנה ומענקי משנה
מונחי זרימה כלפי מטה
אם יש לך חוזי משנה (כלומר, ייעוץ) ו/או מענקי משנה בתקציב שלך, תצטרך להתקשר בהסכם משפטי מחייב עם אותו אדם או ארגון. קבלני משנה ומקבלי משנה נדרשים לעמוד באותם תנאים והגבלות המוגדרים בהסכם המענק של CEPF.
הסכמים אלה חייבים לכלול את תנאי ה-CEPF flowdown, הצהרת יושרה (עבור מענקים במימון AFD) וקוד התנהגות. ניתן למצוא סעיפים אלה בהסכם המענק שלך. אנא פנה למנהל המענקים שלך לקבלת עותק של הסעיפים הדרושים.
בידוק בטחוני
לפני הנפקת מענקי משנה או חוזי משנה כלשהם באמצעות כספים מ-CEPF, על מקבלי המענקים לסנן את מענקי המשנה ונותני השירותים שלהם ולשמור את תוצאות המיון כחלק מהתיעוד התומך של המענק. לכל הפחות, על מקבלי מענקי CEPF לאמת את הזהות המשפטית של מקבלי משנה וספקי שירותים ולסנן את השמות המאומתים הללו, לרבות שמות חברי הגופים המנהלים בהתאמה וכל צוות הפרויקט, מול כל הרשימות הבאות:
- משרד האוצר האמריקאי - רשימת אזרחים ואנשים חסומים (SDN).
- רשימה מאוחדת של מועצת הביטחון של האו"ם
- רשימת הסנקציות של האיחוד האירופי
- משרד הכלכלה של צרפת
מדיניות רכש
לפני רכישת סחורות או שירותים כלשהם באמצעות כספי CEPF, יש לקרוא בעיון את הסכם המענק שלכם. שימו לב היטב לסעיפים "שימוש בכספים ובמשאבים" ו"רכש סחורות ושירותים" וכן לנספח 2 (מדיניות הרכש).
לאחר שתכירו את מדיניות הרכש, סקרו את תקציב ההצעה שלכם וזהו עם הצוות שלכם את כל הוצאות השירותים או הציוד בשווי 10,000 דולר אמריקאי או יותר. אם לא אושרו בשלב ההצעה, או אם לא ידוע בשמם לפני חתימת החוזה, יידרשו אישור לכך, לכן תכננו מספיק זמן לביצוע הליכי הרכש המתאימים.
להדרכה שלב אחר שלב בנושא רכש, אנו ממליצים להשתמש בהנחיות הרכש עבור סחורות או שירותים, הכוללות תבניות, להלן, שתוכל להתאים ולהשתמש בהן.
סחורות ושירותים
הנחיית רכש
- אנגלית (אקסל - 23 KB)
- צרפתית (אקסל - 31 KB)
- אינדונזי (אקסל - 23 KB)
- פורטוגזי (אקסל - 31 KB)
- רוסי (אקסל - 29 KB)
- ספרדי (אקסל - 23 KB)
הצהרת יושרה של AFD
- אנגלית (Word - 31 KB)
- צרפתית (PDF - 146 KB)
- פורטוגזי (Word - 33 KB)
- רוסי (Word - 29 KB)
- ספרדי (Word - 28 KB)
מטריצת השוואת הצעות מחיר
- אנגלית (אקסל - 20 KB)
- צרפתית (אקסל - 20 KB)
- אינדונזי (אקסל - 20 KB)
- פורטוגזי (אקסל - 20 KB)
- רוסי (Excel 12 KB)
- ספרדי (אקסל - 12 KB)
הזמנת רכש
- אנגלית (Word - 474 KB)
- צרפתית (Word - 27 KB)
- אינדונזי (Word - 18 KB)
- פורטוגזי (Word - 26 KB)
- רוסי (Word - 18 KB)
- ספרדי (Word - 17 KB)
בקשה לציטוט
- אנגלית (Word - 48 KB)
- צרפתית (Word - 36 KB)
- אינדונזי (Word - 35 KB)
- פורטוגזי (Word - 35 KB)
- רוסי (אקסל - 27 KB)
- ספרדי (אקסל - 25 KB)
בקשה לקבלת הצעות
- אנגלית (Word - 90 KB)
- צרפתית (Word - 64 KB)
- אינדונזי (Word - 66 KB)
- פורטוגזי (Word - 63 KB)
- רוסי (Word - 54 KB)
- ספרדי (Word - 52 KB)
אם תהליך הרכש לא יבוצע כהלכה, ייתכן ש-CEPF לא יאשר את ההוצאות שלכם. לכן, אנא פנו למנהל המענקים שלכם כדי שידריך אתכם, לפני שתתחילו בתהליך. אתם יכולים גם לעיין בתרשימים שלהלן.
- תהליך רכש לציוד, אנגלית (PDF - 73 KB)
- תהליך רכש לשירותים, אנגלית (PDF - 118 KB)
תבנית הצדקה מקור יחיד
רכישות של סחורות ושירותים ששווים או עולים על 10,000 דולר ארה"ב חייבות לעבור תהליך הגשת הצעות (הסבר לעיל). עם זאת, במקרים חריגים מסוימים, רכישות אלו יכולות להיות במקור יחיד. במקרה הנדיר שבו תהליך תחרותי אינו אפשרי, ההוצאה שלך חייבת להיות מאושרת בכתב על ידי CEPF לפני הרכישה. תצטרך להגיש הצדקה ל-CEPF עבור בחירת המקור הבלעדי באמצעות התבנית שלהלן.
אנא זכרו שאי קבלת אישור בכתב לפני רכישת מוצר או שירות על בסיס בחירת מקור יחיד יגרור הצהרת פסילה
- אנגלית (Word - 48 KB)
- צרפתית (Word - 35 KB)
- אינדונזי (Word - 35 KB)
- פורטוגזי (Word - 35 KB)
- רוסי (אקסל - 27 KB)
- ספרדי (אקסל - 25 KB)
תבנית ביקורת פרויקט
- אנגלית (Word - 35 KB)
שאלות נפוצות
רכש
האם אנחנו צריכים ללכת עם ההצעות הזולות ביותר מבין שלוש ההצעות, או שנוכל לספק הצדקה על סמך גורמים אחרים?
CEPF מצפה ממך לבחור את ההצעה הטובה ביותר מבחינת איכות ומחיר; זה לא בהכרח צריך להיות הזול ביותר. אנו סומכים על שיקול הדעת שלך. נא לשמור את נימוק החלטתך בתיק.
האם מספיק לבקש שלוש הצעות מחיר או שצריך לקבל שלוש הצעות מחיר?
עליך לקבל לפחות שלוש הצעות מחיר. אנו ממליצים לבקש לפחות חמישה כדי להבטיח שתקבל את המינימום הנדרש של שלוש הצעות מחיר רלוונטיות.
ברצוני לחתום על יותר מהסכם ייעוץ אחד במסגרת אותה מענק CEPF עם אותו יועץ. האם זה מותר?
כן, עם זאת, אסור שהמשימה, היקף העבודה ותקופת הביצוע יהיו חופפים.
כהמשך לשאלה לעיל, אם אני חותם על יותר מחוזה אחד עם אותו יועץ במסגרת מענק אחד של CEPF וכל חוזה הוא פחות מ-10,000 דולר ארה"ב-אך הסכום הכולל הכולל ליועץ שווה או גדול מ-10,000 דולר ארה"ב-מה אני צריך לעשות
במצב זה, תצטרכו לקבל לפחות שלוש הצעות מחיר עבור השירותים הנדרשים לפני שתיכנסו להסכם מחייב מבחינה משפטית עם היועץ הנבחר. ייתכן שזהו המשך עבודה שבו מקור יחיד יהיה מותר. אנא פנו למנהל המענקים שלכם לקבלת הנחיות נוספות.
דווח
האם אקבל תשובה מ-CEPF שהדוח שלי הוגש (בנוסף לתגובה האוטומטית של ConservationGrants)?
תקבלו רק אישור אוטומטי. מנהל המענקים ו/או מנהל המענקים שלכם יעקבו אתכם אחר כך אם יהיה צורך במידע נוסף או בתיקונים.
האם אוכל לחזור לדוחות שהוגשו ולתקן אותם אם חלפה תקופת הדיווח?
לא. אנא תקן תמיד דוח עבר על ידי הכללת התיקון או ההבהרה בדוח הנוכחי. לאחר שדוח אושר, הוא ננעל לעריכה.
האם יש פורמט מיוחד לדיווח (פיננסי וביצועי)?
כן, דיווח על מענקים גדולים נעשה באמצעות ConservationGrants. ברגע שהמענק שלך פעיל, תוכל לגשת ללוח הזמנים של הדיווח שלך דרך אותו פרטי התחברות שבהם השתמשת כדי לפתח את הצעת הפרויקט שלך.
דוח כספי
איך אני מבקש תשלום?
עבור התשלום הראשוני שלך, CEPF תשחרר את הסכום המוגדר בהסכם המענק שלך בסעיף "תשלום" עם קבלת הסכם המענק החתום שלך. תשלומים נוספים יבוצעו בהתאם לסעיף "תשלום" בהסכם המענק באמצעות תיבת ההוצאות הצפויות בדוח הכספי שלך.
איך מחושב התשלום שלי?
בכל אחד מהדוחות הפיננסיים שלכם, ישנה תיבה של "הוצאות צפויות" להזנת הסכום שאתם מעריכים שתוציאו בחודשים הקרובים. מקבלי מענקים הנדרשים לדווח מדי רבעון צריכים להעריך את ההוצאות שלהם לחמשת החודשים הבאים; אלו עם דוחות חודשיים צריכים להעריך את ההוצאות שלהם לשלושה חודשים. בעזרת מידע זה, המערכת תחשב את התשלום שלכם על סמך מה שמסרתם לנו שאתם צריכים, כמו גם הסכום שנותר לכם בחשבון הבנק (הוצאות צפויות - מזומן בהישג יד = סכום תשלום מוצע). CEPF שומרת לעצמה את הזכות להפחית סכום זה לפני שחרור התשלום.
האם CEPF צריך לראות את המקור של כל הקבלות?
שמור תמיד את המסמכים המקוריים, אך אין צורך לשלוח אותם ל-CEPF עם הדוחות שלך אלא אם כן הדבר נדרש על פי הסכם המענק שלך או על ידי מנהל המענקים שלך. אם נדרשים קבלות או מתבקשים, עותקים בסדר. יש להעמיד לרשות CEPF את המסמכים המקוריים במהלך ביקורי אתר או ביקורות. אם נדרשים או מתבקשים, עותקים בסדר. יש להעמיד לרשות CEPF את המסמכים המקוריים במהלך ביקורי אתר או ביקורות.
כיצד עליי לנהל את שערי החליפין על ההוצאות של מענק ה-CEPF שלי?
אנו מציעים לך להשתמש באותו שער חליפין שבו קיבלת את התשלום האחרון שלך. אתה יכול גם לעקוב אחר מדיניות הארגון שלך בנוגע לטיפול בשערי חליפין, בתנאי שהשיטה שבה אתה משתמש תישאר עקבית לאורך כל תקופת ההענקה שלך ושתחליף כספים בשער הטוב ביותר הזמין המאושר על פי החוקים והתקנות החלים.
האם אוכל להעביר כספים בין קווי תקציב (למשל, ריהוט לציוד) ובמסגרת קווי תקציב (למשל, טיסה ללינה)?
ניתן להעביר כספים מסעיף בעלות ישירה עד 15 אחוזים מהסכום הכולל של המענק. מעבר לכך, כולל תיקון סעיף עלויות תמיכה ניהולית, עליך לבקש אישור ממנהל המענקים שלך, ו-CEPF יצטרך לעבד תיקון.
מה קורה לכספים שנותרו בתקציב שלי משנה לשנה?
כספים שלא נוצלו מהשנה הקודמת מועברים אוטומטית לשנה הנוכחית. אם לא הצלחתם לבצע פעילות במהלך תקופה מסוימת, לא תאבדו את הכספים הללו ותוכלו להוציא את הכסף בתקופה הבאה. ודאו לדווח למנהל המענקים על כל עיכוב בתוכנית הפרויקט שלכם.
אם חויבו בעמלות בנק, היכן עלי לרשום אותן?
רשום עמלות בנק בשורת התקציב "עמלות בנק וביטוח".
כאשר אני מוציא פחות מהמתוכנן עבור פעילויות מסוימות, האם מותר לי להוציא את הכספים הללו על פעילויות אחרות, או לתכנן פעילויות חדשות שמתאימות למטרות הפרויקט שלי?
אתה יכול להעביר כספים מפריטי שורה בעלות ישירה עד 15 אחוז מהסכום הכולל של המענק שלך. אם הכספים שהועברו מייצגים יותר מ-15 אחוז, עליך לבקש אישור ממנהל המענק שלך.
אם יאושר, התיקון יעובד. אנא הודע למנהל המענקים שלך אם ברצונך להשתמש בכספים עבור פעילויות חדשות כדי להבטיח שזה לא ידרוש תיקון למסגרת יומן הפרויקט.
האם ניתן להשתמש בכספי מענק להוצאה חריגה הקשורה לפרויקט אך לא תוכננה במסגרת ההצעה ותכנית העבודה?
יש להשתמש בכל כספי המענק לפעילויות ולתקציב שאושרו בהסכם המענק שלכם. אם תרצו להשתמש בכספי CEPF לפעילויות שלא תוכננו במקור, תזדקק לאישור CEPF לפני תחילת הפעילויות החדשות הללו. CEPF תייעץ אם נדרש תיקון להסכם המענק שלך.
ביקורת
מי בוחר את המבקר?
אם נדרשת ביקורת פרויקט, מקבל המענק יבחר במשרד ביקורת בלתי תלוי, אשר לאחר מכן CEPF יאשר. מדי שנה יעריך המבקר הוצאות שהוצאו ופעילויות שבוצעו במסגרת המענק.
האם ל-CEPF יש פורמט מועדף לביקורת?
עבור ביקורת המוסדית, CEPF מעדיפה לקבל את המסמך בפורמט PDF. עבור ביקורת הפרויקט, אנא עיינו ופעל לפי "היקף העבודה" המצורף להסכם המענק שלכם. אם אתם זקוקים לתבנית ביקורת פרויקט, אחת כזו זמינה בדף זה.
האם הביקורת צריכה להיות מאושרת?
כן, הביקורת צריכה להיות מאושרת, מה שאומר שהיא צריכה להיעשות על ידי משרד רואי חשבון מוסמך ובלתי תלוי לחלוטין.
האם הביקורת צריכה להתבצע רק על אחריות הפרויקט או על הארגון כולו?
זה תלוי בהסכם המענק שלך, שעליו לציין "ביקורת פרויקט" או "ביקורת ארגון". ביקורת פרויקט תבדוק רק עסקאות הקשורות למענק CEPF, בעוד שביקורת הארגון תבדוק עסקאות על כל פעילות הארגון.
האם יש לבדוק גם את המימון המשותף, מתוך ידיעה שהכספים האלה לא בהכרח עוברים דרך חשבון הפרויקט שלנו?
עבור ביקורת מוסדית, הם נתונים אוטומטית לבדיקה. ביקורת פרויקטים לא צריכה לכלול מימון משותף.
אנשי קשר
אם יש לכם שאלות בנוגע לאחד מהנושאים לעיל, אנא צרו קשר עם מנהל המענקים שלכם.
אנני קאופמן עבור:
- איי מדגסקר והאוקיינוס ההודי
- יערות גינאה של מערב אפריקה
קרוליין בורק עבור:
- יערות החוף של מזרח אפריקה
- איי מלנזיה המזרחיים
- הרים של מרכז אסיה
כריסטיאן לופז עבור:
- האנדים הטרופיים
- אגן הים התיכון
מיהאנטה בקוליארימיסה עבור:
-איי מדגסקר והאוקיינוס ההודי
פריסילה אוליביירה עבור:
- האיים הקריביים
- סראדו
סמון סומלי עבור:
- הודו-בורמה
- וואלאסיה
גבריאלה בניטו עבור:
- תגובה מהירה למשברי שימור (R2C2)
אלבה לוסיה רונקנסיו עבור:
- תוכנית המענקים הקטנים של GEF (SGP)
דף זה נוצר כדי לסייע למקבלי מענקי CEPF להתמודד עם הדרישות הפיננסיות של המענק שלהם. אם יש לכם משוב בנוגע לתועלת ולבהירות המידע הנ"ל, אנא שלחו אותו למנהל המענקים שלכם או אל cepf@cepf.net. תודה לך!